Fattura elettronica: cos’è e come funziona

Fattura elettronica: cos’è e come funziona

Dall’1 gennaio 2019 è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati e da rilasciare ai consumatori. Inizialmente molti hanno avuto diversi dubbi sull’argomento, ma la fattura elettronica è stata introdotta con la prospettiva di diventare un vero e proprio punto di riferimento per garantire una sorta di evoluzione positiva del sistema fiscale. L’obbligo della fatturazione elettronica è stato introdotto con la legge di bilancio 2018, quindi ne è conseguito che, dall’1 gennaio di quest’anno, le aziende e i privati hanno l’obbligo di emettere esclusivamente fatture elettroniche per cessioni di beni e servizi che vengono effettuate tra persone che risiedono nel territorio italiano. Ma come funziona la fatturazione elettronica e da che cosa è costituita?

Cos’è la fatturazione elettronica

I professionisti si avvalgono di moderni software per la fatturazione elettronica in Italia, per rispondere alle richieste della normativa. Ma che cos’è di preciso la fatturazione elettronica? Si tratta di un sistema digitale di emissione e di trasmissione delle fatture.

L’obiettivo è quello di mettere da parte il supporto cartaceo, anche nell’ottica del risparmio. Infatti, non emettendo più fatture cartacee, si possono eliminare i costi che riguardano la stampa, la spedizione e la conservazione delle fatture stesse.

Il formato caratteristico della fattura elettronica si chiama FatturaPA. Più precisamente il tutto è costituito da un flusso di dati strutturati in formato digitale. I contenuti informativi sono quelli della tradizionale fattura cartacea, però sono scritti in linguaggio XML.

Quindi si utilizza un software per compilare la fattura elettronica, poi questa viene firmata digitalmente e deve essere inviata al destinatario tramite il cosiddetto sistema di interscambio.

Quest’ultimo esegue dei controlli tecnici automatici e poi recapita il documento al soggetto destinatario. La funzione del sistema di interscambio è molto importante, perché verifica che il formato sia conforme a ciò che stabilisce la normativa e che contenga tutti i dati necessari.

Come compilare la fattura elettronica

Il modo più semplice e più utile per compilare la fattura elettronica è quello di servirsi di un software di fatturazione o gestionale. Devi sempre utilizzare la stessa procedura per fatturare, come quando compilavi le fatture in formato cartaceo.

Dopo aver redatto la fattura, non occorre stamparla o salvarla in PDF, per inviarla via e-mail. Una volta compilato il documento, devi provvedere a generare il file fattura nel formato XML.

A seconda del tipo di destinatario, il sistema di interscambio usa diversi metodi per riuscire a capire a chi deve recapitare la fattura. Per fare un esempio, prendiamo in considerazione il caso degli uffici della Pubblica Amministrazione. Essi sono identificati da un codice univoco di 6 caratteri che deve essere obbligatoriamente inserito nella fattura.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Si parla anche di conservazione sostitutiva della fattura elettronica. Che cosa significa esattamente? Si tratta di applicare una procedura informatica tramite la quale si conferisce valore legale ad un documento informatico.

Secondo le norme, le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni sia dall’emittente che dal destinatario. Ci sono molti vantaggi pratici nel conservare la fattura in formato digitale piuttosto che ricorrere al tradizionale formato cartaceo.

I vantaggi riguardano la stampa, lo stoccaggio e l’archiviazione. Innanzitutto si può risparmiare, come già abbiamo detto, perché si eliminano i costi che riguardano l’uso del toner, della carta e dei luoghi di conservazione.

Si elimina poi anche il rischio di distruzione, di corruzione o di perdita. Inoltre conservare la fattura in forma digitale significa avere a disposizione dei tempi più pratici e più veloci per ricercare i documenti necessari o per la loro consultazione.

Da questo punto di vista possiamo dire che la fatturazione elettronica ha segnato una vera e propria mini rivoluzione, la cui portata non deve essere sottovalutata.

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